Kaufen, mieten oder erneuern: wie sich die Rechnung nach fünf Jahren ändert

Ausschreibung und Lieferung

Der Kaufpreis ist die sichtbarste Position und fast nie die größte. Die anderen zeigen sich erst, wenn man sie in eine Reihe stellt.

Warum immer die falsche Position verglichen wird

Zwei Lieferungen werden fast immer über den Preis je Lichtpunkt verglichen, und nicht, weil er die wichtigste Position wäre: weil er die einzige Zahl ist, die beide angeben. Das ist ein Kriterium der Verfügbarkeit, nicht der Bedeutung, und es liefert genau das Ergebnis, das man von einem solchen Kriterium erwartet.

Eine Anlage lebt aber Jahre, und in diesen Jahren verbraucht sie Energie, verlangt Instandhaltung, verliert Teile und muss irgendwann erneuert werden. Der Kaufpreis ist die erste der Positionen in der Zeit und fast immer die letzte in der Größe.

Danach zu entscheiden heißt, die kleinste von sechs zu optimieren, und deshalb kosten zwei Anlagen mit gleichen Anfangskosten am Ende das Doppelte voneinander, ohne dass sich jemand verrechnet hätte.

Die sechs Positionen, und warum sie sich nicht gleich verhalten

Sie in eine Reihe zu stellen dient zuerst dazu zu sehen, dass es verschiedene Dinge sind, nicht sechs zu addierende Zahlen. Jede hat eine Häufigkeit und einen Grad an Gewissheit, und diese beiden Eigenschaften bestimmen, wie sie zu behandeln ist:

• Der Preis ist einmalig und sicher: einmal verhandelt und dann fest
• Die Energie ist wiederkehrend und vorhersehbar: die einzige, die sich vorher genau rechnen lässt
• Die Instandhaltung ist wiederkehrend und ungewiss: sie wird über den Zugang gesteuert, nicht über den Preis
• Der Austausch ist einmalig und aufschiebbar — bis er es nicht mehr ist
• Die Kapitalkosten sind fortlaufend und stehen in keinem Angebot
• Der stillgelegte Raum ist einmalig, hart, und der Kalender wählt ihn

Die Energie wird gerechnet, nicht geschätzt

Von den sechs ist die Energie die einzige, die sich vorher genau schreiben lässt: installierte Leistung mal Betriebsstunden mal Tarif. Das ist keine Prognose, das ist eine Multiplikation — und gerade deshalb lohnt sich bei ihr Genauigkeit.

Die Betriebsstunden sind der Teil, der am häufigsten falsch angesetzt wird, und nicht aus technischem Versagen: man nimmt theoretische statt echter Stunden. Ein vierundzwanzig Stunden beleuchteter Gang und ein vier Stunden beleuchteter Frühstücksraum sind nicht vergleichbar, und in einem Haus gibt es beide auf demselben Geschoss.

Die Instandhaltung hängt davon ab, wo die Leuchte sitzt

Zwei identische Leuchten, eine auf drei und eine auf acht Metern, haben nicht dieselben Instandhaltungskosten. Der Unterschied ist nicht das Teil: es sind Gerät und Personen, die man braucht, um hinzukommen, und in einem Haus auch die Uhrzeit, zu der es möglich ist.

Daraus folgt, dass in die Instandhaltungsrechnung das Zugangsgerät gehört, nicht nur das Ersatzteil — und dass eine Anlage mit wenigen schwierigen Leuchten weniger kostet als eine mit vielen leichten plus zwei unmöglichen. Es ist eine Rechnung von einer halben Stunde auf der Aufnahme, und fast niemand macht sie.

Der Austausch: einmalig, aufschiebbar, und dann plötzlich

Die vierte Position hat eine Eigenschaft, die sie tückisch macht: sie lässt sich aufschieben, und das Aufschieben kostet nichts — bis es alles auf einmal kostet. Niemand erneuert eine funktionierende Anlage, und wenn sie aufhört zu funktionieren, ist die Entscheidung keine Wahl mehr.

Der einzige Hebel an dieser Position ist, die Frage vorzuziehen statt die Ausgabe: zu wissen, in wie vielen Jahren mit der Erneuerung zu rechnen ist und was in dieser Zeit mit dem Ersatzteil geschieht. Wer es weiß, wählt den Moment; wer es nicht weiß, erleidet ihn, und im Gastgewerbe heißt ihn erleiden fast immer, in der Hochsaison zu arbeiten.

Gebundenes Kapital kostet auch im Stillstand

Es gibt eine Position, die in keinem Angebot steht, weil sie dem Lieferanten nicht gehört: eine Summe zum Kauf zu binden heißt, sie nicht für anderes zu haben. Bei einer kleinen Lieferung zählt das nicht; bei einer ganzen Anlage zählt es so viel wie jede der anderen fünf.

Es ist auch die Position, die den dritten Weg öffnet. Gekauft ist die Anlage eine Investition, die abgeschrieben wird; als Operating-Leasing genommen eine Rate, die zu den Betriebskosten zählt und die Kreditlinie nicht verbraucht. Das ist keine bilanzielle Vorliebe: es ändert, wer unterschreiben kann, und in einer Hotelgruppe kann das Monate wert sein.

Der stillgelegte Raum, den keines der beiden Angebote enthält

Die sechste Position ist im Gastgewerbe die größte von allen, und sie steht in keinem Lieferangebot, weil sie keinem der Lieferanten gehört: es ist der Ertrag eines Zimmers oder Saals, der während der Arbeiten nicht genutzt werden kann.

Sie hat eine Eigenschaft, die die anderen nicht haben: man wählt sie. Dieselbe Lieferung, zonenweise in der Nebensaison ausgeführt, kann weniger als die Hälfte derselben als Notfall im Juli kosten — bei identischen Leuchten. Es ist der einzige Hebel der Rechnung, der allein davon abhängt, wie früh man hinsieht.

Kaufen, mieten oder erneuern: drei Fragen, nicht drei Antworten

Die drei Wege vergleicht man nicht abstrakt: man vergleicht sie an einem Gebäude, mit seinen Stunden, seinen Zugängen und seinem Kalender. Drei Fragen trennen sie, und keine betrifft den Preis:

• wie viele Stunden im Jahr sie brennt, und in welchen Bereichen
• was es kostet, an die schwierigste Leuchte heranzukommen, und wie oft im Jahr
• in welchem Fenster sich dieser Bereich stilllegen lässt, und was dieses Fenster wert ist

Wie man eine Anfrage schreibt, die vergleichbare Zahlen erzeugt

Damit zwei Angebote vergleichbar werden, müssen sie dieselben Positionen enthalten. Es ist das Einzige, was der Käufer vorgeben kann, und es kostet fünf Zeilen in der Anfrage:

• installierte Leistung je Bereich, nicht insgesamt
• Betriebsstunden je Bereich angegeben, mit schriftlicher Annahme
• die Kosten des Zugangs zu den hohen Leuchten, und wer sie trägt
• was in sechs Jahren mit dem Ersatzteil geschieht, schriftlich
• ob es eine Mietform gibt, und was sie umfasst

Dieselbe Anlage ergibt in zwei Gebäuden zwei verschiedene Rechnungen

Die sechs Positionen wiegen nicht überall gleich, und ein einziger Faktor ordnet sie neu: wie viele Stunden im Jahr sie brennt. In einem Büro arbeitet das Licht vielleicht zweitausend Stunden; in einem Haus mit Halle und Gängen gehen viele Punkte nie aus.

Daraus folgt, dass dieselbe Leuchte, zum selben Preis gekauft, in zwei Gebäuden sehr verschiedene Rechnungen erzeugt — und dass ein an einem Fall gelesener Vergleich nicht auf den anderen übertragbar ist. Es ist auch der Grund, warum die in Präsentationen kursierenden Zahlen zum Entscheiden nichts taugen: sie beschreiben ein Gebäude, das nicht Ihres ist.

Operating-Leasing: was es umfasst, und was nicht

Der dritte Weg ist der am wenigsten bekannte, und die nützliche Frage lautet nicht, was er kostet, sondern was darin enthalten ist. Die Rate kann nur die Lieferung abdecken, oder auch Montage, geplante Wartung und Ersatz bei Ausfall — drei sehr verschiedene Verträge unter einem Namen.

Die beiden zu verlangenden Zeilen sind immer dieselben: wer kommt, wenn etwas kaputtgeht, und was am Ende der Laufzeit geschieht. Besonders die zweite verändert die ganze Rechnung: die Anlage bleibt, geht zurück, oder wird abgelöst. Wer nicht fragt, erfährt es im fünften Jahr — genau dem Horizont dieses Artikels.

In Phasen zu erneuern verändert alle sechs Positionen

Fast kein Gebäude wird auf einmal saniert, und die Aufteilung ist nicht neutral: sie verändert den Preis (kleine Lose kosten mehr), sie verändert die Instandhaltung (jahrelang bestehen zwei Anlagen nebeneinander), und sie verändert die Gleichmäßigkeit — zwei Chargen im Abstand von Monaten müssen nicht dasselbe Weiß sein.

Die einzige Position, die die Aufteilung verbessert, ist der stillgelegte Raum, und deshalb macht man es. Es lohnt sich, das bei der Wahl ausdrücklich zu sagen: man kauft Betriebsruhe und bezahlt sie in Stückpreis und in Stimmigkeit. Fast immer ein gutes Geschäft, aber es gehört gewusst, nicht erlitten.

Wer die Rechnung macht, und mit welchen Daten

Eine Fünfjahresrechnung lässt sich an einem halben Tag machen, und die nötigen Daten liegen alle im Gebäude: die Aufnahme der Punkte, die Betriebsstunden je Bereich, der wirkliche Tarif der letzten Rechnung, und die Liste der schwer erreichbaren Leuchten.

Keines dieser Daten gehört dem Lieferanten, und deshalb kann die Rechnung nicht von dem gemacht werden, der verkauft — nicht aus Unredlichkeit, sondern weil er die Daten nicht hat. Der Käufer kann sie selbst machen oder jemanden fragen, der sie macht, ohne die Anlage zu verkaufen: zwei Wege, und in beiden bleiben die Zahlen bei dem, dem das Gebäude gehört.

Die Garantie ist keine siebte Position: sie berührt zwei

Eine lange Garantie sieht aus, als nähme sie die Instandhaltung aus der Rechnung, und tut es fast nie: sie deckt das Teil, nicht die Arbeitszeit und fast nie den Zugang. Bei einer Leuchte auf acht Metern ist das Teil die kleine Hälfte der Ausgabe, und die Garantie lässt die große unberührt.

Eine einzige Frage macht eine Garantie also lesbar: deckt sie auch den Einsatz? Lautet die Antwort nein, wirkt die Garantie auf die vierte Position — den Austausch — und nicht auf die dritte. Das sind zwei verschiedene Positionen und gehören in zwei verschiedene Felder, sonst fällt die Fünfjahresrechnung niedriger aus, als sie sein wird.

Was sich nach fünf Jahren wirklich ändert

Die sechs Positionen in eine Reihe zu stellen dient nicht dazu, die genaue Zahl zu finden: es dient dazu zu entdecken, dass sich die Ordnung zweier Angebote umkehrt — und es vor der Unterschrift zu entdecken statt danach.

Wenn das geschieht — und es geschieht oft — war keines der beiden Angebote falsch: eines war unvollständig, und die Unvollständigkeit lag in der Anfrage, nicht in der Antwort. Es ist der einzige Teil dieser Rechnung, der ganz beim Käufer liegt.

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